Eine Arztpraxis kann im Alltag zuverlässig funktionieren und dennoch organisatorische Risiken aufweisen, die kaum sichtbar werden.

Denn viele Schwächen führen nicht sofort zu einem erkennbaren Problem. Fehlende Regelungen, unklare Zuständigkeiten, unnötige Rückfragen, Doppelarbeiten, personelle Abhängigkeiten oder zusätzliche Abstimmungen werden häufig durch Erfahrung, Aufmerksamkeit und persönlichen Einsatz ausgeglichen.

Gerade deshalb kann der Eindruck entstehen: „Bei uns läuft es doch gut.“

Was aus dieser Innenperspektive jedoch offenbleibt, ist eine andere Frage: „Wie vollständig sind jene organisatorischen Voraussetzungen umgesetzt, die stabile, verlässliche und ressourcengerechte Abläufe unterstützen?“

Genau hier setzt der Organisations-Referenzvergleich (ORV) an.

Er ermöglicht eine standardisierte externe Einordnung der Praxisorganisation und zeigt, in welchem Umfang organisatorisch relevante Regelungen, Verhaltensweisen, Routinen und Instrumente umgesetzt sind, die sich auf Grundlage vieler Tausend Praxisanalysen als bedeutsam erwiesen haben.

Was Sie durch den ORV erfahren

Der ORV liefert Informationen, die aus dem eigenen Praxisalltag allein nicht zuverlässig entstehen können.

Sie erfahren,

wie vollständig Ihre Praxis den organisatorischen Best-Practice-Standard umsetzt,
wie Ihre Praxis im Vergleich zu anderen Praxen Ihrer Fachgruppe einzuordnen ist,
wo größere Abstände zum organisatorischen Referenzrahmen bestehen,
ob Praxisleitung, MFA und Patienten organisatorische Bereiche unterschiedlich wahrnehmen,
und wie ausgeprägt die organisatorische Risikoexposition Ihrer Praxis auf Basis des Best-Practice-Umsetzungsgrads erscheint.

Damit erhalten Sie nicht nur eine weitere Beschreibung Ihrer Praxisorganisation. Sie gewinnen eine zusätzliche Entscheidungsgrundlage dafür, ob Ihr subjektiver Eindruck eines gut funktionierenden Praxisalltags durch externe Referenzinformationen bestätigt wird oder ob organisatorische Bereiche eine genauere Betrachtung verdienen.

Warum diese Information relevant ist

Organisatorische Risiken zeigen sich nicht immer als Fehler oder offene Störung.

Sie können sich ebenso darin äußern, dass Abläufe nur durch zusätzliche Aufmerksamkeit stabil bleiben, einzelne Mitarbeitende zu unverzichtbaren Wissensträgern werden, Informationen mehrfach gesucht werden müssen, Entscheidungen unnötig häufig beim Praxisinhaber landen oder personelle und zeitliche Ressourcen an organisatorisch vermeidbare Zusatzarbeiten gebunden werden. Solche Bedingungen können über lange Zeit Teil eines funktionierenden Praxisalltags bleiben.

Der ORV macht deshalb nicht erst dann Sinn, wenn bereits erkennbare Organisationsprobleme bestehen. Er kann gerade auch für Praxen relevant sein, die mit ihrer Organisation grundsätzlich zufrieden sind und wissen möchten, ob dieses gute Funktionieren auch durch entsprechend tragfähige organisatorische Voraussetzungen abgesichert ist.

Zwei externe Bezugspunkte

Die Einordnung erfolgt anhand von zwei unterschiedlichen Referenzen.

Best-Practice-Standard

Der Best-Practice-Standard beschreibt organisatorisch relevante Regelungen, Routinen, Verhaltensweisen und Instrumente, die sich auf Grundlage vieler Tausend Praxisanalysen als bedeutsam erwiesen haben. Der vollständige Umsetzungsgrad entspricht 100 Prozent.
100 Prozent bedeuten dabei nicht „perfekte Praxis“. Der Wert beschreibt vielmehr die vollständige Umsetzung der im Referenzmodell enthaltenen organisatorisch relevanten Merkmale.

Fachgruppenreferenz

Zusätzlich wird die Praxis mit anderen Praxen derselben Fachgruppe verglichen.

Damit beantwortet der ORV zwei unterschiedliche Fragen: Wie vollständig setzen wir organisatorisch relevante Best-Practice-Merkmale um? und: Wie stehen wir im Vergleich zu ähnlichen Praxen?

Gerade die Verbindung beider Perspektiven verhindert, dass das in einer Fachgruppe Übliche automatisch mit organisatorischer Qualität gleichgesetzt wird.

Erste Einschätzung des Organisationsrisikos

Aus dem Best-Practice-Umsetzungsgrad wird zusätzlich eine erste risikobezogene Einordnung abgeleitet.

Die zugrunde liegende Logik lautet:

„Je vollständiger organisatorisch relevante Best-Practice-Merkmale umgesetzt sind, desto stärker ist die organisatorische Absicherung. Mit zunehmendem Abstand zum Best-Practice-Standard kann die organisatorische Risikoexposition steigen.“

Diese Einordnung zeigt nicht, ob ein konkreter Schaden eintreten wird, sondern in welchem Umfang organisatorische Voraussetzungen vorhanden sind, die typische Fehlsteuerungen, unnötigen Ressourcenverbrauch, personelle Abhängigkeiten und Instabilitäten begrenzen können.

Damit beantwortet der ORV eine Frage, die sich aus dem täglichen Funktionieren allein nicht zuverlässig beantworten lässt: Wie gut ist unsere Praxis organisatorisch gegen vermeidbare Risiken abgesichert?

Was der Ergebnisbericht zeigt

Der individuelle Ergebnisbericht enthält unter anderem:

den Best-Practice-Umsetzungsgrad der Praxis,
die Position im Verhältnis zur Fachgruppenreferenz,
die Einordnung relevanter organisatorischer Bereiche,
Unterschiede zwischen den Perspektiven von Praxisleitung, MFA und Patienten,
auffällige Abstände zum organisatorischen Referenzrahmen,
eine erste Einschätzung der organisatorischen Risikoexposition.

Der Bericht kann damit Hinweise geben, wo eine weiterführende Betrachtung sinnvoll sein kann und welche organisatorischen Themen bei der Priorisierung besondere Aufmerksamkeit verdienen.

Ablauf

Nach dem Kauf stehen die Erhebungsunterlagen und die Anwendungsanleitung als PDF zum Download bereit.

Die Fragebögen werden in der Praxis entsprechend der Anleitung ausgefüllt und anschließend per Post an IFABS zurückgesendet. Berücksichtigt werden die Perspektiven von Praxisleitung, medizinischen Fachangestellten und Patienten.

Nach Eingang der vollständigen Unterlagen erfolgt die standardisierte Auswertung.

Anschließend erhält die Praxis ihren individuellen Ergebnisbericht als PDF.

Leistungsumfang

Erhebungsunterlagen als PDF
Anwendungsanleitung
standardisierte Auswertung der eingereichten Fragebögen
individueller Ergebnisbericht als PDF
Vergleich mit dem organisatorischen Best-Practice-Standard
fachgruppenspezifische Referenzeinordnung
Auswertung der Perspektiven von Praxisleitung, MFA und Patienten
erste Einschätzung der organisatorischen Risikoexposition.

Was der ORV nicht leistet

Der Organisations-Referenzvergleich ist keine vollständige Risikoanalyse.

Er berechnet weder die Eintrittswahrscheinlichkeit konkreter organisatorischer Schäden noch mögliche Schadenshöhen. Ebenso bewertet er nicht die medizinische Qualität der Patientenversorgung und ersetzt keine weiterführende Organisationsdiagnostik oder Organisationsberatung.

Ein auffälliger Referenzwert bedeutet deshalb nicht automatisch, dass in der Praxis bereits ein konkretes Organisationsproblem besteht.

Er zeigt, dass organisatorische Voraussetzungen vom zugrunde liegenden Referenzrahmen abweichen und eine genauere Betrachtung sinnvoll sein kann.

Die Einordnung der Ergebnisse unter Berücksichtigung der konkreten Bedingungen der Praxis sowie die Entscheidung über mögliche weitere Schritte verbleiben bei der Praxisleitung.

Copyright und Datenschutz

Die Angaben der eingereichten Unterlagen werden für die Auswertung elektronisch erfasst und gespeichert. Die Fragebögen werden anschließend unidentifizierbar vernichtet.

Bei der Erstellung des Auswertungsberichts kommt Künstliche Intelligenz unterstützend zum Einsatz. Die erfassten Daten sowie die Datei des Auswertungsberichts bleiben nach Fertigstellung für vier Wochen gespeichert, damit bei einem Verlust des Reports Ersatz bereitgestellt werden kann. Nach Ablauf dieser Frist werden sowohl die Erfassungsdaten als auch die Berichtsdatei gelöscht.

Methode, Verfahren und sämtliche Unterlagen dieser Analyse sind als Ganzes und in ihren Teilen durch die einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere durch das Urheber- und Wettbewerbsrecht, geschützt und dürfen nur im Rahmen der vorgesehenen Nutzung verwendet werden.

Eine darüber hinausgehende Speicherung, Vervielfältigung, Verbreitung oder Veröffentlichung der Fragebögen, des Auswertungsberichts oder von Teilen dieser Unterlagen ist ausgeschlossen.

Die Unterlagen sind ausschließlich zur einmaligen Anwendung in einer Arztpraxis bestimmt.