Worum es geht
Die Qualität der Praxisführung lässt sich nicht allein daran beurteilen, ob der Praxisalltag funktioniert. Denn organisatorische Leistungsfähigkeit entsteht aus dem Zusammenwirken unterschiedlicher Managementbereiche: der Gestaltung von Abläufen, der Führung und Zusammenarbeit im Praxisteam, dem Patientenmanagement sowie der Nutzung personeller, zeitlicher und technischer Ressourcen.
Diese Bereiche können sehr unterschiedlich entwickelt sein. Eine Praxis kann beispielsweise über gut organisierte Behandlungsabläufe verfügen, während im Führungsmanagement, in der internen Zusammenarbeit oder im Umgang mit Patientenanforderungen deutliche Abweichungen von etablierten Vergleichswerten bestehen.
ORV Profil ermöglicht eine umfassendere Untersuchung dieser Zusammenhänge.
Das Verfahren verbindet die Einordnung anhand von Fachgruppen- und Best-Practice-Referenzen mit zusätzlichen Analysen des Praxismanagements und ausgewählter Managementwirkungen.
Es basiert auf dem langjährig eingesetzten IFABS Praxismanagement-Betriebsvergleich© und erweitert die standardisierte Referenzbetrachtung um differenzierte Auswertungen zur Praxisführung, zum Team, zur Patientenwahrnehmung und zu strategisch relevanten Managementbereichen.
Was Sie durch ORV Profil erfahren
ORV Profil richtet sich an Praxisinhaber, die nicht nur ihre organisatorische Referenzposition kennen möchten, sondern eine weitergehende Bestandsaufnahme ihrer Praxisführung wünschen.
Die Untersuchung zeigt,
- wie sich das Praxismanagement insgesamt und in einzelnen Bereichen gegenüber Fachgruppen- und Best-Practice-Referenzwerten darstellt,
- welche Unterschiede zwischen eingesetzten Managementinstrumenten und den erfassten Ergebnissen bestehen,
- wie Mitarbeitende die Führung, Zusammenarbeit und Organisation beurteilen,
- wie Patienten ausgewählte Aspekte der Praxisorganisation und Betreuung wahrnehmen,
- wo Eigen- und Fremdeinschätzungen voneinander abweichen,
- welche organisatorischen und managementbezogenen Auffälligkeiten erkennbar werden,
- und welche Themen sich aus den Untersuchungsergebnissen für eine vertiefende Betrachtung oder mögliche Weiterentwicklung anbieten.
Damit bietet ORV Profil eine differenziertere Informationsgrundlage für die Beurteilung des gesamten Praxismanagements.
Zwei externe Referenzmaßstäbe
Wie ORV Status verwendet auch ORV Profil zwei grundlegende Vergleichsperspektiven.
Best-Practice-Standard
Der Best-Practice-Standard umfasst die im jeweiligen Referenzmodell definierten Regelungen, Instrumente und Verhaltensweisen einer funktionsfähigen Praxisführung.
Die Gegenüberstellung zeigt, in welchem Umfang diese Merkmale im untersuchten Praxisbetrieb umgesetzt sind und wo Abstände zum vollständigen Umsetzungsgrad bestehen.
Die vollständige Umsetzung entspricht 100 Prozent. Dieser Wert beschreibt die Erfüllung des definierten Referenzrahmens und ist nicht mit einer vollkommenen oder unter allen Bedingungen optimalen Praxisführung gleichzusetzen.
Fachgruppenreferenz
Die Fachgruppenreferenz ermöglicht die Gegenüberstellung mit den erfassten Managementgegebenheiten anderer Praxen derselben Fachrichtung.
Dadurch wird sichtbar, in welchen Bereichen die eigene Praxis oberhalb, innerhalb oder unterhalb des fachgruppenspezifischen Vergleichsniveaus liegt.
Für die Auswertung steht IFABS ein historisch aufgebauter Datenpool mit mehr als 15.000 Praxismanagement-Beschreibungen zur Verfügung. Die Aussagekraft einzelner Referenzwerte richtet sich nach der Zusammensetzung, Aktualität und Vergleichbarkeit der jeweils herangezogenen Daten.
Erweiterte Untersuchungsbereiche
ORV Profil berücksichtigt über die grundlegende Referenzeinordnung hinaus zusätzliche Managementbereiche und Auswertungen.
Praxisführung und Managementinstrumente
Untersucht wird, welche organisatorischen und betriebswirtschaftlichen Regelungen, Routinen und Instrumente eingesetzt werden und wie sie sich gegenüber den jeweiligen Referenzmaßstäben darstellen. Dazu gehören das allgemeine Praxismanagement sowie ausgewählte weitere Managementbereiche, beispielsweise das IGeL-Management.
Führungsmanagement und Zusammenarbeit
Die Untersuchung berücksichtigt die eingesetzten Führungsinstrumente und ihre erfassten Wirkungen sowie die Einschätzungen der Mitarbeitenden zu Führung und Zusammenarbeit.
Ergänzende Kennziffern, darunter der Teamwork Quality Score (TQS), unterstützen die differenzierte Beschreibung der Teamkonstellation.
Patientenmanagement und Patientenzufriedenheit
Die Patientenperspektive wird anhand verschiedener Merkmale betrachtet. Dazu zählen unter anderem die Zufriedenheit mit ausgewählten Praxisleistungen, die Weiterempfehlungsbereitschaft sowie die Bewertung der Warte- und Gesprächszeiten.
Zusätzliche Auswertungen, darunter der Patient Care Quality Score (PCQS), ermöglichen eine verdichtete Darstellung der erhobenen Patientenbewertungen.
Eigen- und Fremdbild
Die Einschätzungen der Praxisleitung werden ausgewählten Rückmeldungen von Mitarbeitenden und Patienten gegenübergestellt.
Dadurch lassen sich Übereinstimmungen und Unterschiede zwischen der internen Wahrnehmung der Praxisführung und den Erfahrungen weiterer Beteiligter erkennen.
Digitalisierung
Die Untersuchung erfasst ausgewählte Aspekte des Digitalisierungsstatus und berücksichtigt die Patientenperspektive auf digitale Leistungsangebote der Praxis.
Strategische Einordnung
Die Ergebnisse werden zusätzlich im Rahmen einer Portfolio- und SWOT-Betrachtung aufbereitet. Dadurch können relevante Managementmerkmale, erkennbare Stärken und Schwächen sowie mögliche Entwicklungsfelder systematisch gegenübergestellt werden.
Diese Einordnungen beruhen auf den erhobenen Angaben und den verwendeten Referenzwerten. Sie ersetzen keine umfassende strategische Unternehmensanalyse.
Sieben Auswertungsperspektiven
ORV Profil verbindet die Angaben von Praxisleitung, MFA und Patienten zu einer mehrdimensionalen Untersuchung mit sieben ergänzenden Auswertungsperspektiven:
- Best-Practice-Vergleich
- Fachgruppenvergleich
- Teamwork-Analyse
- Patienten-Assessment
- Portfolio-Analyse
- SWOT-Einordnung
- Optimierungs-Check
Die verschiedenen Auswertungen dienen dazu, die Untersuchungsergebnisse aus unterschiedlichen Managementperspektiven einzuordnen und Hinweise auf auffällige Konstellationen zu gewinnen.
Was der Ergebnisbericht enthält
Die Praxis erhält einen ausführlichen individuellen Statusbericht mit ergänzender Expertise. Der Bericht umfasst in der Regel etwa 50 Seiten und enthält sowohl die Referenzergebnisse als auch die zusätzlichen Managementanalysen.
Die Darstellung erfolgt anhand von Kennziffern, Diagrammen, Ergebnisübersichten und erläuternden Texten.
Der Bericht umfasst insbesondere:
- die Gesamteinordnung des Praxismanagements,
- differenzierte Fachgruppen- und Best-Practice-Vergleiche,
- die Untersuchung des Führungsmanagements,
- die Team-Analyse einschließlich ergänzender Kennziffern,
- die Analyse der Patientenwahrnehmung und Patientenzufriedenheit,
- den Vergleich ausgewählter Eigen- und Fremdbilder,
- die Untersuchung des Digitalisierungsstatus,
- die strategische Portfolio- und SWOT-Einordnung,
- den Optimierungs-Check mit Hinweisen auf mögliche Verbesserungsfelder,
- sowie eine ergänzende Expertise zur Interpretation der Ergebnisse.
Ein zusätzliches Auswertungselement, das IFABS Optimeter, stellt im Rahmen des verwendeten Analysemodells mögliche Verbesserungsansätze und auffällige Managementbereiche dar.
Die zusätzlichen Auswertungen gehen über die standardisierte Referenzeinordnung hinaus. Sie ermöglichen eine differenziertere Betrachtung der Praxisführung, ohne sämtliche organisatorischen Ursachen oder Wirkungszusammenhänge abschließend bestimmen zu können.
Für welche Praxen eignet sich ORV Profil?
ORV Profil eignet sich für Haus- und Facharztpraxen, die eine umfassendere, externe Bestandsaufnahme ihrer Praxisführung wünschen.
Die Untersuchung kann insbesondere dann sinnvoll sein, wenn die Praxisleitung neben der grundlegenden Referenzposition auch Informationen zur Führungsqualität, Teamzusammenarbeit, Patientenwahrnehmung oder strategischen Managementsituation benötigt.
Mögliche Anlässe sind die Überprüfung der bisherigen Praxisführung, größere organisatorische Veränderungen, eine strategische Neuausrichtung oder der Wunsch nach einer umfassenderen Informationsgrundlage für Managemententscheidungen.
Eine bereits bestehende organisatorische Problemlage ist keine Voraussetzung für die Durchführung.
Ablauf
1. Unterlagen herunterladen
Nach dem Kauf erhält die Praxis die Erhebungsunterlagen einschließlich der erforderlichen Hinweise zur Anwendung als PDF.
2. Angaben erheben
Die Erhebung erfolgt über standardisierte Fragebögen für Praxisleitung, medizinische Fachangestellte und Patienten. Die Unterlagen werden entsprechend der Praxisgröße vervielfältigt und von den jeweiligen Beteiligten ausgefüllt.
Der zeitliche Aufwand beträgt erfahrungsgemäß ungefähr:
- Praxisleitung: 30 Minuten
- MFA: 20 Minuten je teilnehmender Person
- Patienten: 2 Minuten je teilnehmender Person
Es können bis zu 100 Patienten in die Befragung einbezogen werden.
3. Unterlagen zurücksenden
Die ausgefüllten Dokumentationsbögen werden per Post an IFABS übermittelt.
4. Ergebnisse erhalten
Nach der standardisierten Erfassung und Auswertung erhält die Praxis ihren individuellen Ergebnisbericht einschließlich der ergänzenden Expertise als PDF per E-Mail.
Ein Vor-Ort-Termin ist nicht erforderlich.
Leistungsumfang
- Bereitstellung der Erhebungsunterlagen als PDF
- Anwendungsinformationen für die Durchführung
- Auswertung der Angaben von Praxisleitung, MFA und Patienten
- Best-Practice- und Fachgruppenvergleich
- Erweiterte Management-, Führungs-, Team- und Patientenauswertungen
- Ausgewählte Digitalisierungsanalysen
- Ergänzende Managementkennziffern
- Portfolio- und SWOT-Einordnung
- Optimierungs-Check und Optimeter
- Individueller Ergebnisbericht mit ergänzender Expertise als PDF
Aussagegrenzen
ORV Profil ist eine erweiterte, indikatorengestützte Untersuchung des Praxismanagements. Die Auswertungen beschreiben Managementgegebenheiten, Bewertungen und ausgewählte Ergebnismerkmale im Rahmen des zugrunde liegenden Untersuchungsmodells.
Festgestellte Abweichungen von Referenzwerten sind nicht automatisch als organisatorische Fehler zu interpretieren. Ebenso belegen Zusammenhänge zwischen Managementinstrumenten und Ergebnissen keine ursächlichen Wirkungen.
Die Untersuchung ersetzt weder eine vertiefende Analyse der strukturellen Tragfähigkeit einzelner Praxisabläufe noch eine vollständige Risikoanalyse, eine medizinische Qualitätsbewertung oder eine individuelle Organisationsberatung.
Die ergänzende Expertise enthält Einordnungen und Hinweise auf mögliche Entwicklungsfelder. Ob und welche Maßnahmen daraus abgeleitet werden, entscheidet die Praxisleitung unter Berücksichtigung ihrer konkreten betrieblichen Bedingungen.
Anwendungs-Regelung, Copyright und Datenschutz
7.1 Der ORV richtet sich ausschließlich an Arztpraxen, für Gesundheitszentren, MVZ oder Arztnetze werden individuelle Angebote erstellt. Wollen Dienstleister im Gesundheitswesen das Produkt für Eigenbetreuungen einsetzen, bedarf es einer vorherigen Absprache mit und einer expliziten Genehmigung durch den Anbieter.
7.2 Methode, Verfahren, Benchmarking-Daten und alle Unterlagen des Vergleichs sind als Ganzes und in ihren Teilen durch die einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere durch die des Urheber- und Wettbewerbsrechts, geschützt und nur im Einklang mit diesen nutzbar. Jegliche über den Einsatz im Rahmen dieser Aktion hinausgehende Speicherung, Vervielfältigung, Verbreitung oder Veröffentlichung der Analyse- und Dokumentations-Bögen und des Auswertungsberichtes (Praxis-Expertise) oder von Teilen hiervon bedürfen der vorherigen schriftlichen Genehmigung durch unser Institut.
7.3 Die Angaben der eingereichten Bögen werden für die Auswertung elektronisch erfasst und gespeichert, die Analyse-Bögen danach unidentifizierbar vernichtet. Nach Erstellung des Auswertungsberichts bleiben die erfassten Daten sowie die Datei des Berichts für die Dauer von vier Wochen gespeichert, damit bei Verlust des Reports Ersatz bereitgestellt werden kann. Nach Ablauf der genannten Frist werden die Erfassungsdaten anonymisiert in den Betriebsvergleichs-Pool übernommen und die Berichts-Datei gelöscht, es sei denn, der Anwender beauftragt schriftlich eine Speicherung seiner Daten für einen später geplanten Folge-Vergleich.