Worum es geht

Eine Arztpraxis kann im Alltag zuverlässig funktionieren und dennoch organisatorische Schwächen aufweisen, die für die Beteiligten kaum erkennbar sind. Eingespielte Abläufe, persönliche Erfahrung und der Einsatz des Praxisteams sorgen häufig dafür, dass auch weniger gut geregelte Prozesse funktionieren.

Der Eindruck, dass die eigene Praxis gut organisiert ist, beantwortet deshalb noch nicht die Frage, wie ihre organisatorischen Voraussetzungen im Vergleich zu anderen Praxen und einem definierten Best-Practice-Standard einzuordnen sind.

Hier setzt ORV Status an.

Der Organisations-Referenzvergleich ermöglicht Haus- und Fachärzten eine standardisierte Bestimmung ihrer organisatorischen Referenzposition. Er zeigt, in welchem Umfang relevante organisatorische Regelungen, Routinen, Verhaltensweisen und Instrumente umgesetzt sind und wie sich die Ergebnisse gegenüber zwei externen Vergleichsmaßstäben darstellen.

Was Sie durch ORV Status erfahren

ORV Status ergänzt die eigene Wahrnehmung der Praxisorganisation um externe Referenzinformationen.

Der Ergebnisbericht zeigt,

• wie vollständig die organisatorischen Merkmale des Best-Practice-Standards umgesetzt sind,
• wie sich die eigene Praxis im Vergleich zur Fachgruppenreferenz einordnet,
• in welchen Organisationsbereichen größere Abstände zu den Referenzwerten bestehen,
• welche Unterschiede zwischen den Einschätzungen von Praxisleitung, medizinischen Fachangestellten und Patienten erkennbar sind,
• und wie die organisatorische Risikoexposition auf Grundlage des Best-Practice-Umsetzungsgrads orientierend einzuschätzen ist.

Die Untersuchung liefert damit eine zusätzliche Informationsgrundlage für die Beurteilung der eigenen Praxisorganisation. Sie ermöglicht es, bisherige Annahmen anhand standardisierter Vergleichswerte zu überprüfen und organisatorische Bereiche zu identifizieren, die gegebenenfalls genauer betrachtet werden sollten.

Zwei externe Referenzmaßstäbe

Die Einordnung erfolgt anhand zweier unterschiedlicher Bezugspunkte.

Best-Practice-Standard

Der Best-Practice-Standard umfasst organisatorische Regelungen, Instrumente und Verhaltensweisen, die innerhalb des zugrunde liegenden Referenzmodells als relevant für eine funktionsfähige Praxisorganisation definiert sind.

Der Umsetzungsgrad beschreibt, welcher Anteil dieser Merkmale in der untersuchten Praxis vorhanden ist. Die vollständige Umsetzung entspricht 100 Prozent.

Ein Umsetzungsgrad von 100 Prozent bedeutet nicht, dass eine Praxis vollkommen organisiert ist. Er beschreibt ausschließlich die vollständige Erfüllung der im Referenzmodell berücksichtigten Merkmale.

Fachgruppenreferenz

Die Fachgruppenreferenz ermöglicht die Einordnung der eigenen Ergebnisse im Verhältnis zu den Vergleichswerten anderer Praxen derselben Fachrichtung.

Sie zeigt, ob und in welchem Umfang die erfassten organisatorischen Gegebenheiten vom fachgruppenspezifischen Vergleichsniveau abweichen.

Beide Referenzen beantworten unterschiedliche Fragen: Wie vollständig werden die definierten Best-Practice-Merkmale umgesetzt? Und wie stellt sich die Praxis gegenüber ihrer Fachgruppe dar?

Orientierung zur organisatorischen Risikoexposition

Ergänzend wird aus dem Best-Practice-Umsetzungsgrad eine erste risikobezogene Einordnung abgeleitet.

Dahinter steht die Annahme, dass fehlende organisatorische Voraussetzungen unter bestimmten Bedingungen die Anfälligkeit für Abstimmungsprobleme, unnötigen Ressourcenverbrauch, personelle Abhängigkeiten oder instabile Abläufe erhöhen können.

Die Einordnung beschreibt keine konkrete Schadenswahrscheinlichkeit. Sie zeigt vielmehr, in welchem Umfang die im Referenzmodell berücksichtigten organisatorischen Voraussetzungen vorhanden sind.

Damit liefert sie einen orientierenden Hinweis auf mögliche organisatorische Risikobereiche, ohne bereits eine individuelle Risikoanalyse oder eine Ursachenbestimmung vorzunehmen.

Was der Ergebnisbericht enthält

Die Praxis erhält einen standardisierten individuellen Ergebnisbericht mit den wesentlichen Untersuchungsresultaten.

Dazu gehören:

• der gesamte Best-Practice-Umsetzungsgrad,
• die Umsetzungsgrade der untersuchten Organisationsbereiche,
• die Einordnung gegenüber der Fachgruppenreferenz,
• die Abweichungen zwischen den beiden Referenzperspektiven,
• die Gegenüberstellung der Einschätzungen von Praxisleitung, MFA und Patienten,
• eine zusammenfassende Ergebnisübersicht,
• eine erste indikatorengestützte Einordnung der organisatorischen Risikoexposition.

Die Ergebnisse werden übersichtlich aufbereitet und erläutert. Sie dienen der Beschreibung der aktuellen Referenzposition und können Hinweise auf Bereiche geben, für die eine weiterführende Untersuchung sinnvoll erscheint.

Für welche Praxen eignet sich ORV Status?

ORV Status eignet sich für Haus- und Facharztpraxen, die ihre organisatorische Situation unabhängig von einem konkreten Problem systematisch einordnen möchten.

Die Untersuchung kann sowohl bei grundsätzlich zufriedenstellenden Praxisabläufen als auch bei ersten Zweifeln an einzelnen organisatorischen Gegebenheiten eingesetzt werden.

Sie ist insbesondere für Praxisinhaber geeignet, die zunächst eine standardisierte Referenzinformation wünschen, ohne eine umfangreichere Managementuntersuchung durchführen zu lassen.

Ablauf

1. Unterlagen herunterladen

Nach dem Kauf stehen die Erhebungsunterlagen und die Anwendungsanleitung als PDF zum Download bereit.

2. Angaben erheben

Praxisleitung, medizinische Fachangestellte und Patienten bearbeiten die für sie vorgesehenen Fragebögen. Die Erhebung erfolgt standardisiert anhand der bereitgestellten Unterlagen.

3. Unterlagen zurücksenden

Die ausgefüllten Fragebögen werden per Post an IFABS übermittelt.

4. Ergebnisse erhalten

Nach Eingang und Auswertung der vollständigen Unterlagen erhält die Praxis ihren individuellen Ergebnisbericht als PDF per E-Mail.

Ein Vor-Ort-Termin ist nicht erforderlich.

Leistungsumfang

• Erhebungsunterlagen und Anwendungsanleitung als PDF
• Standardisierte Auswertung der eingereichten Fragebögen
• Best-Practice-Vergleich
• Fachgruppenspezifische Referenzeinordnung
• Auswertung der Perspektiven von Praxisleitung, MFA und Patienten
• Übersicht der organisatorischen Umsetzungsgrade und Referenzabweichungen
• Orientierende Einordnung der organisatorischen Risikoexposition
• Individueller Ergebnisbericht als PDF

Aussagegrenzen

ORV Status ist ein standardisiertes Referenzverfahren und keine vollständige Organisations- oder Risikoanalyse.

Die Untersuchung stellt fest, in welchem Umfang definierte organisatorische Merkmale umgesetzt sind und welche Abweichungen gegenüber den verwendeten Referenzmaßstäben bestehen. Daraus lassen sich nicht automatisch die Ursachen möglicher organisatorischer Schwierigkeiten, die tatsächliche Stabilität einzelner Arbeitsabläufe oder die Eintrittswahrscheinlichkeit konkreter Schäden ableiten.

Ebenso bewertet ORV Status nicht die medizinische Behandlungsqualität und liefert keine individuellen Handlungsempfehlungen.

Die Ergebnisse ergänzen die Erfahrung der Praxisleitung um externe Vergleichsinformationen. Ihre Einordnung unter Berücksichtigung der konkreten Praxisbedingungen und die Entscheidung über mögliche weitere Schritte verbleiben bei der Praxisleitung.

Copyright und Datenschutz

Die Angaben der eingereichten Unterlagen werden für die Auswertung elektronisch erfasst und gespeichert. Die Fragebögen werden anschließend unidentifizierbar vernichtet.

Bei der Erstellung des Auswertungsberichts kommt Künstliche Intelligenz unterstützend zum Einsatz. Die erfassten Daten sowie die Datei des Auswertungsberichts bleiben nach Fertigstellung für vier Wochen gespeichert, damit bei einem Verlust des Reports Ersatz bereitgestellt werden kann. Nach Ablauf dieser Frist werden sowohl die Erfassungsdaten als auch die Berichtsdatei gelöscht.

Methode, Verfahren und sämtliche Unterlagen dieser Analyse sind als Ganzes und in ihren Teilen durch die einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere durch das Urheber- und Wettbewerbsrecht, geschützt und dürfen nur im Rahmen der vorgesehenen Nutzung verwendet werden.

Eine darüber hinausgehende Speicherung, Vervielfältigung, Verbreitung oder Veröffentlichung der Fragebögen, des Auswertungsberichts oder von Teilen dieser Unterlagen ist ausgeschlossen.

Die Unterlagen sind ausschließlich zur einmaligen Anwendung in einer Arztpraxis bestimmt.