Hat sich tatsächlich etwas verändert?
Sie haben Zuständigkeiten verändert, Abläufe neu geordnet, ein digitales System eingeführt oder andere organisatorische Maßnahmen umgesetzt. Damit wissen Sie, was Sie verändert haben. Was Sie daraus noch nicht wissen: „Hat sich dadurch auch die organisatorische Situation Ihrer Praxis verändert?“ Genau diese Frage beantwortet die organisatorische Verlaufsanalyse. Sie vergleicht Ergebnisse aus mindestens zwei methodisch vergleichbaren Untersuchungszeitpunkten und zeigt, was stabil geblieben ist, was sich verändert hat und auf welcher organisatorischen Ebene diese Veränderung sichtbar wird. Damit entsteht aus einer Momentaufnahme ein organisatorischer Verlaufsbefund.

Was Sie nach der Verlaufsanalyse wissen
Die Verlaufsanalyse zeigt Ihnen,

1. welche organisatorischen Werte stabil geblieben sind,
2. wo messbare Veränderungen eingetreten sind,
3. wie deutlich diese Veränderungen ausfallen,
4. in welchen Bereichen eine günstige oder ungünstige Entwicklung sichtbar wird,
5. ob sich die Perspektiven von Praxisleitung, MFA und Patienten verändert haben,
6. ob sich Referenzposition und strukturelle Tragfähigkeit gleich oder unterschiedlich entwickelt haben.

Damit beantwortet sie eine Frage, die allein durch die Umsetzung organisatorischer Maßnahmen nicht beantwortet werden kann: „Hat sich die untersuchte organisatorische Situation tatsächlich verändert?

Warum diese Information relevant ist
In Arztpraxen werden regelmäßig organisatorische Veränderungen vorgenommen. Zuständigkeiten werden angepasst, Abläufe verändert, neue Software eingeführt, Kommunikationswege neu geordnet oder Regelungen ergänzt. Nach einiger Zeit kann der Eindruck entstehen, dass die Situation besser geworden ist. Dieser Eindruck kann richtig sein. Er ersetzt jedoch keinen vergleichbaren Ausgangs- und Folgebefund. Denn Maßnahmenumsetzung und Organisationsentwicklung sind nicht dasselbe. Eine Maßnahme beschreibt zunächst, was getan wurde. Erst eine spätere vergleichbare Erhebung kann zeigen, ob sich auch die untersuchten organisatorischen Eigenschaften verändert haben. Genau darin liegt der Nutzen der Verlaufsanalyse.

Keine dritte Messdimension
Die Verlaufsanalyse untersucht keine neue, eigenständige Eigenschaft der Praxisorganisation. Sie vergleicht bereits erhobene diagnostische Informationen über die Zeit. Je nach Ausgangsuntersuchung kann sich der Verlauf beziehen auf

1. die Referenzposition im Vergleich zum Best Practice-Standard der Praxisführung,
2. die strukturelle Tragfähigkeit
3. oder beide Perspektiven gemeinsam.

Damit ergänzt die Verlaufsanalyse zwei mögliche Ausgangsfragen: „Wo steht die Praxis? und „Wie tragfähig ist ihre Organisation?“
um eine zeitliche Perspektive: „Was hat sich seit der vorherigen Untersuchung verändert?“

Unterschiedliche Entwicklungen werden sichtbar
Gerade wenn Referenzposition und strukturelle Tragfähigkeit gemeinsam betrachtet werden, können unterschiedliche Entwicklungen erkennbar werden. Eine Praxis kann beispielsweise ihre Referenzposition verbessern und zugleich strukturell tragfähiger werden.
Ebenso kann sich jedoch nur eine der beiden Ebenen verändern. Auch gegenläufige Entwicklungen sind möglich. Gerade diese Unterschiede machen sichtbar, warum organisatorischer Fortschritt nicht sinnvoll mit einer einzigen Kennzahl beschrieben werden kann.

Voraussetzung: vergleichbare Untersuchungen
Eine aussagefähige Verlaufsanalyse setzt mindestens zwei methodisch vergleichbare Untersuchungszeitpunkte voraus.
Vergleichbar sein müssen insbesondere

1. die betrachtete Praxis beziehungsweise organisatorische Einheit,
2. die Erhebungs- und Auswertungslogik,
3. die untersuchten Merkmale,
4. die grundsätzlich einbezogenen Perspektiven.

Es müssen nicht dieselben Patienten oder zwingend dieselben einzelnen Mitarbeitenden teilnehmen.
Größere Veränderungen der Praxisbedingungen – etwa ein Standortwechsel, eine Fusion, erhebliche personelle Veränderungen, ein verändertes Leistungsspektrum oder die Einführung neuer technischer Systeme – machen einen Verlauf nicht automatisch unbrauchbar.
Sie müssen jedoch bei der Einordnung berücksichtigt werden.

Was Ihr Verlaufsbericht enthält
Sie erhalten unter anderem:

1. die direkte Gegenüberstellung von Ausgangs- und Folgewerten,
2. die Darstellung relevanter Veränderungen,
3. die Entwicklung der Best-Practice-Referenzposition Ihrer Praxis,
4. die Entwicklung der strukturellen Tragfähigkeit,
5. Veränderungen einzelner Untersuchungsbereiche beziehungsweise Dimensionen,
6. den Perspektivvergleich von Praxisleitung, MFA und Patienten im Zeitverlauf,
7. die Einordnung auffälliger Veränderungen,
8. einen zusammenfassenden organisatorischen Verlaufsbefund.

Damit sehen Sie nicht nur, dass etwas verändert wurde, sondern ob sich die untersuchte organisatorische Situation tatsächlich verändert hat.

Für wen die Verlaufsanalyse sinnvoll ist
Die Verlaufsanalyse richtet sich insbesondere an Praxen, die bereits einen geeigneten Ausgangsbefund besitzen und beispielsweise wissen möchten:

1. Haben unsere organisatorischen Veränderungen tatsächlich etwas bewirkt?
2. Welche Bereiche haben sich entwickelt und welche nicht?
3. Ist eine wahrgenommene Verbesserung auch im Vergleich der Befunde sichtbar?
4. Hat sich die Referenzposition verändert?
5. Hat sich die strukturelle Tragfähigkeit verbessert?
6. Entwickeln sich Praxisleitung, MFA und Patienten in ihrer Wahrnehmung in dieselbe Richtung?
7. Bleiben bestimmte organisatorische Auffälligkeiten trotz Veränderungen bestehen?

Damit eignet sich die Verlaufsanalyse auch für Praxen, die organisatorische Entwicklung nicht nur über umgesetzte Maßnahmen, sondern über vergleichbare Befunde beobachten möchten.

Wann eine Verlaufsanalyse sinnvoll ist
Organisatorische Veränderungen benötigen häufig Zeit. Deshalb gibt es keinen für jede Praxis gleichermaßen geeigneten zeitlichen Abstand zwischen Ausgangs- und Folgeuntersuchung. Der sinnvolle Zeitpunkt richtet sich nach der Fragestellung und danach, welche Veränderungen zwischenzeitlich stattgefunden haben. Die Verlaufsanalyse ist deshalb keine kurzfristige Erfolgskontrolle einzelner Maßnahmen, sondern eine vergleichende diagnostische Betrachtung über einen angemessenen Zeitraum.

Ablauf
1. Sie führen mit Hilfe der mitgelieferten Unterlagen eine organisatorische Initialuntersuchung durch .
2. Zu einem späteren Zeitpunkt Ihrer Wahl wird eine methodisch vergleichbare Untersuchung durchgeführt.
3. Ausgangs- und Folgeergebnisse werden systematisch gegenübergestellt.
4. Stabile und veränderte Bereiche werden analysiert.
5. Sie erhalten Ihren individuellen organisatorischen Verlaufsbericht als PDF.

Leistungsumfang

1. Auswertung der Initialuntersuchung
2. Auswertung der Folgeuntersuchung und standardisierter Vergleich zwischen den beiden Analyse
3. Gegenüberstellung der relevanten Kennwerte
4. Analyse der Veränderungen zwischen den Messzeitpunkten
5. Verlaufseinordnung nach Untersuchungsbereichen
6. Perspektivvergleich im Zeitverlauf
7. Darstellung stabiler und veränderter Bereiche
8. individueller organisatorischer Verlaufsbefund als PDF

Was die Verlaufsanalyse nicht leistet
Eine Veränderung zeigt zunächst, dass sich etwas verändert hat. Sie beweist nicht automatisch, warum. Zwischen zwei Untersuchungszeitpunkten können sich zahlreiche Bedingungen verändern – beispielsweise Personalbesetzung, Patientenaufkommen, Leistungsspektrum, technische Systeme oder Arbeitszeiten. Eine Verbesserung nach einer organisatorischen Maßnahme ist deshalb zunächst eine beobachtete Veränderung im zeitlichen Zusammenhang mit dieser Maßnahme. Sie ist kein automatischer Beweis dafür, dass ausschließlich diese Maßnahme die Veränderung verursacht hat. Der methodische Grundsatz lautet: „Verlaufsinformationen zeigen Veränderung. Sie beweisen nicht automatisch deren Ursache.“ Die Verlaufsanalyse bewertet außerdem nicht die medizinische Qualität der Patientenversorgung und ersetzt keine individuelle Organisationsberatung. Ihre Aufgabe ist bewusst begrenzt: sie zeigt, was sich zwischen zwei vergleichbaren organisatorischen Befunden verändert hat – und was nicht.

Datenschutz und Nutzung
Die für die Verlaufsanalyse verwendeten Angaben werden elektronisch erfasst und für die Erstellung des individuellen Berichts verarbeitet.
Bei der Erstellung des Auswertungsberichts kommt Künstliche Intelligenz unterstützend zum Einsatz. Die erfassten Daten sowie die Datei des zweiten Auswertungsberichts bleiben nach Fertigstellung für vier Wochen gespeichert, damit bei einem Verlust des Reports Ersatz bereitgestellt werden kann. Nach Ablauf dieser Frist werden sowohl die Erfassungsdaten als auch die Berichtsdatei gelöscht.
Methode, Verfahren und sämtliche Unterlagen der Analyse sind als Ganzes und in ihren Teilen durch die einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere durch das Urheber- und Wettbewerbsrecht, geschützt.
Eine darüber hinausgehende Speicherung, Vervielfältigung, Verbreitung oder Veröffentlichung des Auswertungsberichts oder von Teilen der Unterlagen ist ausgeschlossen.
Die Unterlagen sind ausschließlich zur vorgesehenen Anwendung in der untersuchten Arztpraxis bestimmt.